Das Umfeld für Projekte muss stimmen...

So wie Fische auf die Qualität des Wassers angewiesen sind, um zu gedeihen, benötigen Projekte ein geeignetes Umfeld.

Die folgenden Fragen sind zur Klärung des Umfeldes wichtig:

Haben sich die Führungskräfte auf die Projektarbeit eingestellt?
Führungskräfte müssen heute zwei „Spielfelder“ bedienen.
Einerseits nimmt die Führungskraft die Führung und Verantwortung für ihren Bereich in der Firma wahr. Auf den Sport übertragen ist sie Spielmacher, steht auf dem Feld und agiert als Kapitän der Mannschaft.
Andererseits gibt es die Projekte, also weitere Spielfelder, die betreut werden müssen. Hier ist die Führungskraft mehr in der Rolle eines Coachs oder Trainers, sie bestimmt die Mannschaftsaufstellung, gibt die Spielweise (PM-Methodik, Standards, usw.) vor und begleitet die verschiedenen Projekte. Sie kann ins Spiel eingreifen und sorgt dafür, dass gespielt werden kann.
Führungskräfte in der Linie müssen den Projektleitungen beim Start sagen, welche Vorstellungen sie zum kommenden Projekt haben.
Ferner ist es ihre Aufgabe, für Projekte die organisatorischen und ressourcengemäßen Voraussetzungen zu schaffen. Bei der Projektplanung können Führungskräfte moderieren und für realistische Termin- und Kostenaussagen sorgen. Wenn sie sich während des Projektes um den Stand der Dinge kümmern, steigert dies ihre Glaubwürdigkeit und spornt die Projektleitungen an, die Projektziele zu erreichen. Das Abschlussgespräch schafft Raum für kritische, sachliche Reflexion und stellt sicher, dass gewonnene Erfahrungen allen anderen Vorhaben in der Firma zur Verfügung stehen.

Gibt es die erforderlichen Standards und Checklisten, um Projekte kostengünstig abzuwickeln?
Gerade bei vielen kleinen Projekten muss Projektmanagement in den Firmen aufgewertet und professionell organisiert werden. Wie geht das?

Die Projekte können mit ihren Projektleitungen in einen Bereich Projektmanagement oder Abwicklungszentrum zusammengefasst werden. Dieser Bereich soll den anderen Bereichen wie Vertrieb, Entwicklung und Produktion gleichgestellt werden oder bei der Geschäftsführung beheimatet sein.

In der Firma wird dadurch eine Trennung zwischen organisatorischer und fachlicher Arbeit eingeführt. Die Projektleitungen konzentrieren sich auf das Managen von internen und externen Aufträgen. Die Fachbereiche arbeiten fachlich zu und sind für die fachgerechten Ausführungen der Arbeiten verantwortlich.

Wollen Sie Ihre Projektleitung qualitativ unterstützen?
Als Projektassistenz und Projektmoderator haben wir viele Projekte begleitet. Diese Copilot-Funktion hilft Ihnen, wieder das Wesentliche zu erkennen und sich nicht in den Details zu verlieren.

Zwei Beispiele:

  • In Hamburg unterstützten wir ein Bankunternehmen beim Vorhaben, sein Rechenzentrum in den Boden vor dem Bürogebäude zu verlegen. Wir sorgten dafür, dass die Vorbereitungen organisatorisch sorgfältig liefen, und steuerten das Projekt termin- und kostenmäßig mit der Projektleitung.

 

  • Bei der Einführung von TPM in Papierfabriken erarbeiteten wir als Projektassistenz und -moderator mit der Projektleitung die Vorgehensweise. Wir sorgten für eine durchdachte Terminplanung und moderierten die regelmäßigen Statusbesprechungen des Kernteams. Auch inhaltlich trugen wir wesentlich zur Begriffsklärung und zum gemeinsamen Verständnis von TPM bei.

 

 

  • Analyse der potentiellen Probleme

Workshop: Das systematische Vorgehen von der Problemsammlung über mögliche Lösungsansätze bis zur Priorisierung der Maßnahmen nach Zeit und Kosten gibt einen guten Überblick über das Projektgeschehen. Auf diese Weise werden in der Praxis rechtzeitig Stolpersteine erkannt, die das Projekt in erhebliche Schwierigkeiten gebracht hätten.

 

  • Führung sichert Projekte

Workshop: Führungskräfte haben neben ihren Linienaufgaben auch die Projekte auf Kiel zu legen und entsprechend wie ein Coach zu begleiten. Dazu ist es notwendig, dass den Führungskräften das BusinessPM bekannt ist und diese die nötigen Stellschrauben installieren, damit sie den Überblick über ihre Projekte haben und ihren Projektmitarbeitern verlässliche Begleiter sind.

 

  • Bestandsaufnahmen und Projektexposé

Mit unseren Programmen

  • Team-Check
  • PM-Know-how-Check
  • Petra und
  • Zetra können Sie überprüfen, wo Sie und Ihre Mannschaft stehen.

 

  • Projektassistenz / -moderation

Mitarbeit und Moderation: Projekte generalstabsmäßig anzugehen ist die Basis für die Projektabwicklung. Wir helfen, das Kernteam zusammenzustellen und die geeignete Projektleitung zu finden. Wir bauen die Stakeholder-Betrachtung auf und bereiten die Schritte Teambildung, Gesamtplanung und ggf. Teilprojektplanungen vor. Wir führen mit dem Kernteam den Start- und Planungsworkshop durch. Auf der Grundlage von Projektergebnis, Meilensteinen, Arbeitspakete-Struktur, Terminplan und Kalkulation wird das Projekt von uns begleitet Schritt für Schritt angegangen. Wir moderieren die Statusbesprechungen und pflegen den Terminplan, die Kalkulationen und Trendanalysen. Neben der praktischen Projektarbeit stärken Sie Ihre Methoden- und Handlungskompetenz.

 

  • Installation von Standards

Mitarbeit und Moderation: Um Standards zu definieren und in die Firma hineinzutragen, ist es sinnvoll, ein Kernteam aus den verschiedenen Bereichen der Firma zusammenzustellen und das Vorhaben projektmäßig anzugehen. Wir gestalten mit dem Kernteam die Planung und begleiten mit der Projektleitung das Vorhaben bis zum Schluss. Diese Copiloten-Funktion sichert das Vorhaben.

 

So gehen wir in der Praxis vor:

Die Installation von Standards kann sehr unterschiedlich sein. In einer Firma soll die Anzahl der kundenspezifischen Bausteine / -teile reduziert werden. Oder in einer anderen Firma soll konsequenter nach den BusinessPM-Grundsätzen gearbeitet werden. Im Mittelpunkt der Betrachtung stehen Strukturen, Prozesse und Personal.
Nach der Auftragsklärung mit unserem Kunden gründen wir ein Kernteam mit einer firmeneigenen Projektleitung und übernehmen die Projektmoderation.
Als ersten Schritt führen wir mit dem Kernteam und der Projektleitung eine Planungsklausur von 1 bis 2 Tagen durch. Dort klären wir den momentanen Zustand, die Ziele des Projektes, das Projektergebnis, die Meilenstein-Inhalte, die Arbeitspakete bis hin zur Terminplanung und Kalkulation. Die Planungsklausur endet mit einer Präsentation beim Auftraggeber, der damit den Projektauftrag und die Termin- und Kostenplanung freigibt.

In zweiten Schritt werden im Kernteam mit der Projektleitung die Arbeitspakete spezifiziert und an Mitglieder des Kernteams in Verantwortung übergeben.

Im dritten Schritt werden die für das Projekt erforderlichen Konzepte erarbeitet. Bei der Standardisierung der Bausteine / -teile wird aufgezeigt, welche Bausteine / -teile als Basis für zukünftige Produkte verwendet werden. Bei der Einführung von Projektmanagement wird das Konzept eines Projektmanagement-Portals (-Handbuchs) und ein Konzept der Einführung des Projektmanagements erarbeitet.

Im vierten Schritt fertigen die jeweiligen Arbeitspaketverantwortlichen Prototypen an, so dass die Beteiligten sehen können, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Weitere Schritte sehen Sie im folgenden Terminplan:

 

Umfeld