Bekanntermaßen zeigen Untersuchungen immer wieder, dass einer der größten Stolpersteine der flotte und ungeklärte Projektstart ist. Woran liegt es, dass der Auftragsklärung in der Realität zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet wird?

Der Auftraggeber oder der Kunde sagt, was er will – mal genau – mal vage. Dies ist die Last, die in einem Dokument, dem Lastenheft schriftlich niedergelegt sein soll. Und damit beginnt das Drama.

In Anlehnung an das Theaterstück “Diener zweier Herren” soll hier das Auftraggeber-Auftragsnehmerverhältnis als Schlüssel zum Projekterfolg näher betrachtet werden.

In einem gemeinnützigen Verein soll eine Tagesveranstaltung für Mitglieder und Nicht-Mitglieder zur Weiterbildung durchgeführt werden. Ein Leiter und ein kleines Team sind schnell gefunden. Der Vorschlag, die Veranstaltung als Projekt aufzuziehen und die Instrumentarien des Projektmanagements zu nutzen, wird von der Projektleitung mit dem Kommentar „Hören Sie mir mit dem Formalismus auf“ im Keim erstickt.

Fast immer, wenn über Probleme in Projekten in Zeitungen oder Vorträgen berichtet wird, steht als Sündenbock die Software fest. Schauen Sie sich das Maut-Projekt an oder vertiefen Sie sich in die Hartz-IV-Reform. Schnell werden Sie auf Software-Schwierigkeiten stoßen.

Wenn Menschen zusammenleben, dann kommt es zu unterschiedlichen Erwartungen, Meinungen und Interessen. Dies führt dann auch zu Spannungen und Konflikten.

Mit Organisationsprojekten wird die bestehende Organisation in Struktur und Prozess an neue Anforderungen von Markt, Kundschaft und Wirtschaftlichkeit angepasst. Die Neue Instandhaltung (NIH) soll Struktur und Prozesse der Instandhaltung inklusive Inspektion und Wartung so verändern...

"Ich habe keine Zeit, meine Auftraggeber erwarten in kürze Ergebnisse" ist eine häufige Antwort einer Projektleitung, wenn es darum geht, bewährte Methoden des Projektmanagements einzusetzen.

Es gibt viele Momente, in denen Zeiten während eines Vorhabens verloren gehen. Aktuelle Bauvorhaben wie der Berliner Flughafen „Willy Brandt“, Hafenausbau bei Wilhelmshaven oder Stuttgart 21 machen diese Zeitverluste durch Verschiebung der Endtermine deutlich.

Viele Firmen haben die Notwendigkeit erkannt, in ihrem Geschäft „agiler“ zu werden und sich entschieden sich diesbezüglich zu verändern, häufig unterstützt und ergänzt mit der Einführung von „lean“ Konzepten.

Erklärfilm Kleine Projekte führen

Das Linienmanagement ist der Sponsor und Pate des Projektmanagements - Wie kann das Linien-management die Projektarbeit zum Erfolg führen?

Projekte werden bekanntlich auch damit begründet, dass etwas Neues auf die Beine gestellt wird. Das Neue kann eine neue Technologie für ein Produkt oder eine Anlage sein, das Neue kann eine andere Vorgehensweise oder ein geändertes Verfahren in Entwicklung, Produktion oder Montage darstellen. Woher kommt das Neue?

Projekte beschäftigen sich bekanntlicherweise laut Definition mit etwas Neuem. In ein Produkt sollen neue Features eingebaut werden, die Verfahrenstechnik soll optimiert werden oder die Vorgehensweise in der Montage soll so geändert werden, dass in Zukunft fertige Abschnitte vormontiert angeliefert werden. Wo sollen Sie als Projektleitung bewusst auf Lernsituationen achten?

In der Projektarbeit gibt es viele Situationen, die nur durch außergewöhnliche Maßnahmen zu meistern sind.

Wie entstehen Kreativität und Innovationen in Projektteams? Der Erfinder des Dübel, Artur Fischer, berichtet, dass ihm die meisten Ideen unter der Dusche eingefallen sind.

Erklärfilm Mit Moderation Team zum Erfolg führen

Erklärfilm Mit Moderation strukturiert Ergebnisse sichern

Erklärfilm Mit Moderation im Konsens zur Umsetzung (Teil 1)

Erklärfilm Mit Moderation im Konsens zur Umsetzung (Teil 2)

Erklärfilm Mit Moderation die Beteiligung sichern

In Projekten und um sie herum gibt es viele Situationen, die als kritisch einzustufen sind. Kritisch ist hier im Sinn von Gefährdung der Ziele gemeint.

Bei erfolgreichen Besprechungen, Tagungen oder Workshops geht es nicht nur darum, die anstehenden Themen einfach zu besprechen.

Erklärfilm zur Planungsklausur

Wem es gelingt einen vollständigen und ausgewogenen Projektstrukturplan auf die Beine zu stellen, der wird die Wirkung und den Segen des Projektstrukturplans erleben.

„Am Anfang war das Wort“, so beginnen viele Projekte. Ein Kunde ruft an und möchte ein Angebot. In einer Abteilungsrunde ist in der Logistik eine Störung ausgemacht worden und diese soll nun beseitigt werden

Planungsfehler in Projekten und deren Auswirkung

Studien zur Projektarbeit zeigen immer wieder, dass in Deutschland 66% der Projekte nicht die erwünschte Performance erreichen.

Oft ist schon anhand der Planung erkennbar, wie weit Pläne durchdacht und das Projekt durchführbar sind. Welche Kriterien können herangezogen werden?

Ein Terminplan bzw. ein Budget sollte vor Überraschungen abgesichert werden. “Bauen Sie einen entsprechenden Puffer ein”, lautet die Antwort.

Zwischen 1974 und 1992 lief im ZDF die Sendung "Der Große Preis" mit Wim Thoelke. Auf einer großen Multifunktionswand konnten die Kandidaten ihre Themen aussuchen, die es zu erraten galt. Ein Feld war das "Risiko", bzw. die Risikofrage.

Zwei Risikosituationen sind im Folgenden zu betrachten. Das mögliche Ereignis, das einen Schaden im Projekt auslöst und das tatsächlich eingetretene Ereignis, das möglichst schnell zu beheben ist und dessen Schaden möglichst gering gehalten werden soll.

Nachdem die Risiken identifiziert sind, folgt Ihre Gewichtung. Für welche Risiken sollen vorbeugende Maßnahmen eingeleitet werden. Umgekehrt, welche Risiken sind zu vernachlässigen und werden als "Restrisiko" betrachtet.

Fragen zur Risikoerkennung/-identifizierung. Worin besteht das Risiko? Was sind die wesentlichen Faktoren? Welche Schwierigkeiten treten auf?

Risikomanagement: Praxisbeispiel zur Ermittlung der Risiken. Auszug aus dem Inhalt: Brainwriting: Mögliche Schwierigkeiten beim Umbau und Strukturierung mit Gewichtung; Die ersten 4 Schwierigkeiten nach Einzelproblemen auflisten.

Risikomanagement: Kontrolle und Steuerung. Parallel zur Auftragsklärung und Projektplanung hat die Risikoanalyse und Risikobewertung stattgefunden. Als Ergebnis liegt der Risikoplan, bestehend aus Risikobewältigungsplan und Notfallplan, vor und ist vom Auftragnehmer/-geber abgesegnet.

Das Leiten von Projekten ist eine zentrale und zugleich komplexe Aufgabe für die Projektleitung. Bei der Projektleitung fließt die Verantwortung für die Zielerreichung und die Führung des Teams zusammen.

Die Projektleitstelle
Der angezeichnete Terminplan liegt auf dem Schreibtisch. Das Klappern der Tastatur begleitet den Projektunterstützer bei der Eingabe des Terminplans in ein Projektmanagement-Werkzeug.

In Projekten gibt es immer wieder Situationen, bei denen sich eine Projektleitung überlegen wird, wie sie mit dem Thema und den beteiligten Personen umgehen soll.

Viele Projekte werden an Projektleiter übergeben, aber die Mittel der Macht bleiben meistens aus. Der Projektleiter soll ohne große Weisungsbefugnis, Unterschriftenberechtigung oder Budgethoheit sein Vorhaben voranbringen. Kann er sich ohne Druckmittel durchsetzen?

Praxisorientierte Methoden sind Mittel und Hilfsmittel, die teamorientiert und/oder werkzeugorientiert die Arbeiten eines Projektes sichtbar, planbar und steuerbar machen. Ebenso wichtig, wenn nicht sogar für den Erfolg des Projektes noch wichtiger, sind die „weichen Faktoren“ wie Projektleitung, Teambildung und -findung, Konfliktlösung und Selbstmanagement.

Der Projektleiter hat zu einer Besprechung eingeladen und kommt selbst zu spät. Die Tagesordnung ist den Teilnehmern unbekannt. Er poltert los, weil wieder einmal Termine verschoben werden. Die Beteiligten zeigen sich überrascht: Sie wussten nicht, dass diese Termine „so wichtig“ sind.

Projektmanagement hat viel mit Führung ins Projekt und nach außen zu tun. Deshalb werden Führungskompetenzen angeboten. Zuvorderst wird die fachliche Kompetenz als Voraussetzung genannt.

Erklärfilm Projektumsetzung

Die Projektleitung hat ihren Terminplan dem Lenkungsausschuss präsentiert und erhält die Aufgabe, diesen um einen bestimmten Zeitraum zu kürzen, damit das Projektergebnis noch auf einem wichtigen Messe- oder Kundentermin vorgestellt werden kann.

Die Informationsschwemme im Alltag ist kaum zu übersehen. Mails überschütten uns mit sinnvollen und wertlosen Informationen. Das Internet erweitert sein Angebot ständig und deshalb helfen Suchmaschinen, auf die Informationen zu stoßen, die wir uns wünschen. Auch in der Projektarbeit ist die Materialschlacht im Gange.

Kostenüberlegungen stehen (neben der Termintreue und Leistungserzielung) im Zentrum der Projektplanung und -durchführung.

Die monatliche Nachrichtenlage wirft immer wieder den Scheinwerferkegel auf gelungene und weniger gelungene Projekte. So zeigt der in den USA jährlich veröffentlichte Chaos-Bericht aus der Software-Branche, dass nur 28% aller Projekte gelingen. Vor 5 Jahren waren es 25%. Andere Studien kommen zu ähnlichen Aussagen. Wie kann dies sein, wenn in Deutschland von 100 Projekten 70 geplant werden?

Erklärfilm Projektende

Nach wie vor liegt der Projektabschluss im Argen, wie eine regelmäßige Umfrage bei meinen Kunden aufs Neue ergab. Von zehn Kunden schließen nur drei Kunden ihr Projekt ordentlich ab.

Als Projektleiter muss man hin und wieder die bittere Erfahrung machen, dass die Arbeitspakete zu spät fertig werden oder gar liegen bleiben. Anstatt sich zu ärgern, sollten Sie sich fragen: "Was ist passiert?"

in Anlehnung an Dr. R. Mlekusch

Das Training ist zu Ende, der Teilnehmer ist begeistert und motiviert, das Gelernte in die Praxis umzusetzen. Am Arbeitsplatz angekommen holt den Teilnehmer das Tagesgeschäft ein und die Vorsätze schmelzen wie Eis in der Sonne dahin.